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Komplexität beherrschen
Verlässlich liefern. Margenstark wachsen.
Technische Tiefe, kundennahe Lösungen und hohe Variantenvielfalt haben viele produzierende Mittelständler stark gemacht.
Die gewachsene Komplexität führt heute zu Rückfragen, Firefighting und häufigen Umplanungen. Termintreue und Marge leiden.
Mit der proa Methode lösen wir die Ursachen:
  • Produktvielfalt beherrschen: Unnötige Varianten reduzieren. Notwendige Vielfalt klar strukturieren.
  • Abläufe vereinfachen: Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Entscheidungswege eindeutig regeln
  • Planung stabilisieren: Material, Kapazitäten und Prioritäten realistisch zusammenführen
Was wir tun und unsere Kunden sagen: Jetzt Video ansehen
Bereits über 50 produzierende Mittelständler vertrauen auf unsere Kompetenz
Woran Sie merken, dass gewachsene Komplexität zum Problem wird
Rückfragen, Sonderwege, Umplanungen und persönliches Eingreifen werden zur Normalität.
Liefertermine wackeln
Aufträge werden zugesagt, doch Termine müssen immer wieder verschoben werden. Material, Kapazität und offene Klärungen passen nicht sauber zusammen.
Planung wird jeden Tag neu gemacht
Prioritäten ändern sich ständig. Eilaufträge schieben andere Aufträge nach hinten und der Plan verliert schnell seine Verbindlichkeit.
Sonderfälle werden zum Normalfall
Varianten, Ausnahmen und individuelle Kundenabsprachen sammeln sich über Jahre an. Was einmal pragmatisch gelöst wurde, wird irgendwann Teil des Systems.
Marge verschwindet in der Auftragsabwicklung
Der Auftrag sieht in der Kalkulation gut aus. Rückfragen, Sonderbeschaffung, Umplanung, kleine Lose und zusätzliche Schleifen fressen Ergebnis.
ERP und Realität driften auseinander
Das ERP bildet die gewachsene Komplexität nicht mehr sauber ab. Excel, Nebenabsprachen und Erfahrungswissen schließen die Lücken.
Schlüsselpersonen halten das System zusammen
Das Tagesgeschäft funktioniert oft nur, weil einzelne Mitarbeiter mit persönlichem Einsatz auffangen, was Prozesse, Planung und Systeme nicht sauber lösen.

Sie wissen, wo es hakt
Warum sich die Ursachen trotzdem so schwer lösen lassen
"Dafür habe ich gerade keine Zeit"
Ihre besten Leute werden dort gebraucht, wo es brennt. Aufträge müssen raus, Rückfragen geklärt und Probleme gelöst werden. Verbesserungen laufen parallel zum Tagesgeschäft. Sie verlieren Tempo, sobald die nächste Eskalation kommt, und strukturelle Themen werden wieder vertagt.
Die nächste Eskalation gewinnt. Die Ursachenbehebung bleibt auf der Strecke.
"Alles hängt zusammen wie ein Wollknäuel"
Produktportfolio, Prozesse, Planung, Stammdaten und ERP sind über Jahre miteinander verwachsen. Wer an einer Stelle ansetzt, stößt schnell auf Abhängigkeiten an anderer Stelle. Unter Zeitdruck entsteht dann oft der nächste Quick-Fix: lokal sinnvoll, im Gesamtsystem eine weitere Ausnahme.
Der Quick-Fix löst den Einzelfall. Die Komplexität im Gesamtsystem wächst weiter.
Wer nur an einem Faden zieht, zieht den Knoten fester.
Komplexität wird beherrschbar, wenn Produktportfolio, Prozesse, Planung und Umsetzungsfähigkeit zusammengedacht werden.
Die proa Methode
4 Bausteine für beherrschte Komplexität
Die proa Methode macht unnötige Komplexität sichtbar, strukturiert notwendige Vielfalt und überführt sie in klare Abläufe, belastbare Planung und wirksame Umsetzung. Entwickelt aus angewandter Forschung am WZL der RWTH Aachen und der Erfahrung aus über 50 Projekten im produzierenden Mittelstand.
proa wirkt.
Aus beherrschter Komplexität wird messbare Leistung.
Wenn Varianten, Abläufe und Planung wieder sauber zusammenspielen, sinkt die Reibung in der gesamten Auftragsabwicklung. Termine werden verlässlicher, Kapazitäten produktiver genutzt und Rückfragen deutlich weniger.
Drei Business-Kollegen in weißen Hemden führen ein Gespräch an einem Bürotisch mit Laptop vor einem Fenster.
24 %

Höhere Produktivität
18%

Bessere Liefertermintreue
63%

Weniger Rückfragen
So sieht das in der Praxis aus
Wie wir mit unseren Kunden gewachsene Komplexität wieder beherrschbar machen und damit Produktivität, Lieferfähigkeit und Verlässlichkeit verbessern.
Operative Reibung massiv reduziert. Von 35 auf 50 Mio. € Umsatz skaliert.
Ausgangslage
Nach Jahren starken Wachstums waren Produktvielfalt, Organisation und Auftragsabwicklung zunehmend schwerer steuerbar. Engpässe, operative Hektik und hoher Führungsaufwand nahmen zu. Für die nächste Wachstumsstufe mussten die Strukturen mitziehen.
Was wir verändert haben
Gemeinsam haben wir Produkt- und Prozessstrukturen neu geordnet, die Fertigung segmentiert und die Produktionsplanung neu aufgebaut. Klare Rollen, Übergaben und Verantwortlichkeiten reduzierten die operative Reibung deutlich und machten die gewachsene Komplexität wieder beherrschbar.
Ergebnis
  • Umsatz von 35 auf 50 Mio. € weiterentwickelt
  • Bis zu 50 % mehr Kapazität in einzelnen Bereichen
  • Bis zu 80 % weniger Suchzeit und deutlich weniger Firefighting
„Unsere Strukturen haben irgendwann nicht mehr mitgehalten und die entstandene Komplexität wurde immer schwerer beherrschbar. Mit proa haben wir die operative Reibung massiv reduziert und die Grundlage geschaffen, um von 35 auf 50 Mio. € weiterzuwachsen.“
Nicolas Abé
Geschäftsführer & Hauptgesellschafter
Lanco Group GmbH
Komplexität strukturiert. Auftragsabwicklung neu ausgerichtet.
Ausgangslage
Lange Lieferzeiten und steigende Anforderungen machten Veränderungen in Produktion und Auftragsabwicklung notwendig. Gleichzeitig liefen viele Fragestellungen parallel und es fehlte ein gemeinsames Bild davon, wie Produktion, Prozesse und Automatisierung künftig zusammenspielen sollen.
Was wir verändert haben
Gemeinsam haben wir die gewachsenen Strukturen in Produktion und Auftragsabwicklung neu geordnet, ein klares Zielbild entwickelt und die relevanten Maßnahmen konsequent priorisiert.
Daraus entstand ein verbindlicher Umsetzungsfahrplan, der Struktur in die Vielzahl paralleler Themen bringt.
Ergebnis
  • Klares Zielbild für die operative Ausrichtung
  • Gewachsene Strukturen neu geordnet und vereinfacht
  • Priorisierte Maßnahmen mit verbindlichem Umsetzungsfahrplan
„Die Qualität und Wirkung des Strategiebilds sind beeindruckend. Wir haben jetzt einen klaren Fahrplan, wie wir unsere Produktion zum Wachstumstreiber machen.“
Dr. Markus Stuhlert
Geschäftsführer
PLARAD - Maschinenfabrik Wagner GmbH & Co. KG
Gewachsene Strukturen neu geordnet. Investitionen mit klarem Business Case entschieden.
Ausgangslage
Mit dem Wechsel in der Geschäftsführung kamen viele grundlegende Fragen gleichzeitig auf den Tisch: Produkt-portfolio, Wertschöpfungstiefe, Investitionen und Geschäftsmodell. Die über Jahre gewachsenen Strukturen mussten neu bewertet und in eine klare Richtung für die zukünftigen Operations übersetzt werden.
Was wir verändert haben
Gemeinsam haben wir bestehende Ansätze hinterfragt, Wertschöpfungstiefe und Produktionsstrukturen neu ausgerichtet und klare Gestaltungsprinzipien für die zukünftige Produktion entwickelt.
Unterschiedliche Optionen wurden wirtschaftlich bewertet und in einen belastbaren Business Case für die anstehenden Investitionsentscheidungen überführt.
Ergebnis
  • Klares Zielbild für die zukünftige Produktion
  • Wertschöpfungstiefe und Produktionsstrukturen neu ausgerichtet
  • Investition mit klarem Business Case und erwarteter Amortisation in unter 2 Jahren entschieden
„Zusammen mit proa partners haben wir unsere bisherigen Ansätze hinterfragt und eine neue Produktionsstrategie entwickelt. Mit den entwickelten Gestaltungsprinzipien haben wir einen klaren Blick darauf, wie wir uns in Zukunft produktionsseitig aufstellen werden.“
Dr. Torben Schmitz
Geschäftsführer
Köster & Co. GmbH
Was sich im Alltag verändert
Weniger Rückfragen, Sonderwege und Eingriffe. Mehr Verbindlichkeit vom Vertrieb bis zur Geschäftsführung.
VERTRIEB
Schneller anbieten. Verlässlicher zusagen.
Klare Produktlogiken und definierte Spielräume verkürzen die Angebotserstellung. Machbarkeit, Preis und Liefertermin lassen sich früher belastbar bewerten. Rückfragen und interne Klärungsschleifen nehmen ab.
Mehr Tempo und Verbindlichkeit im Vertrieb.
AUFTRAGSABWICKLUNG
Weniger Rückfragen. Weniger Reibung.
Informationen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege sind klar. Aufträge laufen mit weniger Abstimmung und persönlichen Eingriffen durch das Unternehmen. Status und nächste Schritte sind transparent.
Mehr Produktivität im Tagesgeschäft.
PLANUNG
Belastbar planen. Verlässlich liefern.
Material, Kapazitäten, Prioritäten und Stammdaten greifen in einer klaren Planungslogik zusammen. Eilaktionen und tägliche Umplanung gehen zurück. Zusagen werden belastbarer.
Mehr Stabilität in Planung und Lieferung.
GESCHÄFTSFÜHRUNG
Weniger eingreifen. Mehr gestalten.
Weniger Eskalationen, weniger Nachsteuern und weniger Entscheidungen auf Zuruf. Das Tagesgeschäft läuft verlässlicher und fühlt sich wieder leichter an.
Mehr Zeit für Führung und strategische Weiterentwicklung.
Was unsere Kunden über die Zusammenarbeit sagen
Geschäftsführer aus dem produzierenden Mittelstand über Wirkung, Zusammenarbeit und Umsetzung mit proa.
„Was uns überzeugt hat: proa hört wirklich zu. Keine Standardschablone, sondern sie haben sich tief in unsere Abläufe eingearbeitet. Auch unangenehme Punkte kamen klar auf den Tisch, genau das hat uns weitergebracht. Dabei hat proa nicht nur analysiert, sondern konkrete Lösungsvorschläge mitgebracht, die wir gemeinsam umgesetzt haben."
Karsten Gutke
Geschäftsführer
WIKUS-Sägenfabrik Wilhelm H. Kullmann GmbH & Co. KG
"Unser Ziel war klar: weniger Aufwand bei der Koordination und Terminierung in der Auftragsabwicklung. Mit proa partners haben wir das schon im ersten Umsetzungsschritt erreicht. Inzwischen haben wir ein konkretes Zielbild, einen klar definierten Sollprozess und ein Führungsteam, das die Zusammenarbeit wirklich schätzt. Bei anderen Beratern sah das ganz anders aus."
Andreas Höltkemeier
Geschäftsführer SpanSet Gesellschaft für Transportsysteme und
technische Bänder mit beschränkter Haftung & Co. Kommanditgesellschaft
„Vielen Dank für die hervorragende Begleitung unserer Beteiligungen auf dem Wachstumsweg. Die Zusammenarbeit mit proa partners ist stets geprägt von Professionalität, Effektivität und ergebnisorientiertem Handeln. Wir schätzen die hohe Kompetenz und das Methodenwissen von proa partners sehr.“
Torsten Schneider
Partner
Afinum Management GmbH - Beteiligungsgesellschaft für den deutschen Mittelstand
„Mit proa partners haben wir genau die Lösung erarbeitet, die zu uns passt – keine Standardschablone! Die Zusammenarbeit war fokussiert, effizient und hat uns deutlich vorangebracht. Klare Struktur, definierte Zeitachse, starke Moderation und es hat dem Team und mir obendrein richtig Spaß gemacht.“
Melchior Meyer
Geschäftsführer
WULFF MED TEC GmbH
„Früher war ständig Hektik. Heute haben wir dank proa partners klare Prozesse, Transparenz – und die Sicherheit, dass wir die Aufträge sauber abwickeln können.“
Sorin Stoica
General Manager
Lanco Rumänien
„Vielen Dank für den offenen und vertrauensvollen Austausch mit proa partners sowie das klare Feedback von Dr. Jan-Philipp Prote und Stefan Dany. Konkrete Beispiele aus ihrer eigenen Erfahrung als Geschäftsführer sowie Success Storys und Benchmarks anderer Unternehmen geben Orientierung!“
Fabian Kapp
Geschäftsführer
Gräbener Maschinentechnik GmbH & Co. KG
IHR NÄCHSTER SCHRITT
Machen Sie Ihre Komplexität wieder beherrschbar
Im Analysegespräch klären wir, wo unnötige Komplexität heute Produktivität, Marge und Verlässlichkeit kostet. Gemeinsam ordnen wir ein, wo die größten Hebel liegen und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
So sieht der Weg zur Zusammenarbeit aus
In zwei Gesprächen schaffen wir Klarheit über Ihre Situation, die größten Hebel und ein sinnvolles Vorgehen. Wenn es passt, gehen wir anschließend gemeinsam in die Umsetzung.
Analysegespräch und Pojektskizze sind für Sie kostenfrei.
Schritt 1
Analysegespräch
In rund 30 Minuten lernen wir Ihre Situation kennen und klären, wo gewachsene Komplexität heute Marge, Produktivität oder Verlässlichkeit kostet.
Sie erhalten eine erste Einschätzung der größten Hebel und des sinnvollsten nächsten Schritts.
Ergebnis: Klarheit über Ausgangslage und Potenzial.
Schritt 2
Projektskizze
Auf Basis des Analysegesprächs vertiefen wir die relevanten Ursachen und erstellen eine konkrete Projektskizze für Ihre Situation.
Sie sehen, wo wir ansetzen würden, wie wir gemeinsam vorgehen und wie eine Zusammenarbeit konkret aussehen kann. Anschließend entscheiden Sie, ob Sie die Umsetzung mit uns starten möchten.
Ergebnis: Konkrete Projektskizze und Entscheidung über die Zusammenarbeit.
Schritt 3
Umsetzung
Wenn wir gemeinsam starten, krempeln wir die Ärmel hoch und gehen die Ursachen strukturiert an.
Wir eliminieren unnötige Komplexität und machen die notwendige beherrschbar. So entstehen beherrschte Varianten, klare Abläufe, belastbare Termine und messbare Verbesserungen im Tagesgeschäft.
Ergebnis: Weniger Reibung und dauerhaft mehr Leistungsfähigkeit.
Über proa partners
Gewachsene Komplexität beherrschbar zu machen braucht analytische Tiefe, Erfahrung aus der Praxis und den Willen, Veränderungen wirklich umzusetzen. Genau dafür steht proa.
Zwei lächelnde Männer in weißen Hemden stehen in einer Industriehalle mit Fertigungsmaschinen.
Stefan Dany & Dr. Jan-Philipp Prote
Praxis trifft Theorie
Über 50 Projekte im produzierenden Mittelstand treffen auf anwendungsnahe Forschung am WZL der RWTH Aachen. So entstehen Lösungen, die fundiert sind und im betrieblichen Alltag funktionieren.
Klarheit im Wollknäuel
Produktportfolio, Prozesse, Planung und Systeme sind über Jahre miteinander verwachsen. Unsere Stärke liegt darin, Zusammenhänge schnell zu durchdringen, Komplexität zu strukturieren und klare Prioritäten daraus abzuleiten.
Vom Konzept in den Alltag
Gute Lösungen gehören ins Tagesgeschäft. Deshalb bleibt es nicht bei Analyse und Konzept. Gemeinsam krempeln wir die Ärmel hoch und bringen Maßnahmen konsequent in die Umsetzung.
Und nicht zuletzt: Es macht Spaß mit uns
Eine Zusammenarbeit mit uns ist professionell, partnerschaftlich und motivierend. Unsere Kunden sagen oft: „Mit euch arbeitet man einfach gern.“ Weil wir zupacken, dranbleiben und uns nicht wichtiger nehmen als das Ergebnis.
Unsere Standorte
Mit Büros in Aachen und Düsseldorf betreuen wir unsere Kunden im gesamten DACH-Raum.
Verkehrsgünstig gelegen und in unmittelbarer Nähe zu starken Industrie- und Forschungsstandorten.
Moderner Büroflur mit proa-Logo und Holzfußboden neben einer Satelliten-Luftbildaufnahme des Standorts.
Häufig gestellte Fragen
Sie haben Fragen? Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen – klar, verständlich und auf den Punkt gebracht.
Passt die proa-Methode auch zu unserem Unternehmen und unseren spezifischen Herausforderungen?
Wir haben aktuell keine Zeit für Verbesserungsprojekte – was tun?
Was kostet eine Zusammenarbeit mit proa partners?
Werden wir nach der Konzeption auch bei der Umsetzung von Veränderungen im laufenden Betrieb aktiv begleitet?
Was genau passiert im Analysegespräch?
Über welchen Zeitraum läuft eine Zusammenarbeit typischerweise?
Arbeiten Sie bei uns vor Ort oder digital?
Wer sind meine konkreten Ansprechpartner in der Zusammenarbeit?
Noch Fragen offen?
Schreiben Sie uns oder buchen Sie direkt ein kostenfreies Analysegespräch. Wir klären gemeinsam, ob und wie wir Sie unterstützen können.