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Fallstudie: lanco group gmbh
Lanco & proa partners: Mit reibungsloser Auftragsabwicklung von 35 auf 50 Mio. € Umsatz als Mittelständler
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Bereits über 50 produzierende Mittelständler vertrauen unserer Kompetenz
Über unseren Kunden, die Lanco Group GmbH

Die Lanco Group GmbH ist ein international tätiger, mittelständischer Hersteller von schnell einsatzfähigen Schutzsystemen – mobilen Zeltlösungen für öffentliche Auftraggeber weltweit. Was in Deutschland als Manufaktur begann, ist heute ein dynamisch wachsender Unternehmensverbund mit über 300 Mitarbeitenden an 6 internationalen Standorten.
Besonders stark ist der Produktionsstandort in Rumänien mit über 250 Mitarbeitenden, an dem anspruchsvolle Zeltlösungen – von kompakten Systemen bis zu komplexen Großhangars – gefertigt werden. Innerhalb von nur 5 Jahren hat das Unternehmen seinen Umsatz von 12 auf 35 Millionen Euro in 2024 gesteigert und wird dieses Jahr im Rahmen der Zusammenarbeit mit proa partners die 50 Millionen Euro überschreiten.
Dieses Wachstum brachte massive Herausforderungen in Struktur, Führung und allen Abläufen in der Auftragsabwicklung mit sich – die Lanco gemeinsam mit Proa Partners erfolgreich gemeistert hat.
Herausforderungen vor der Zusammenarbeit
Überforderung des Systems durch schnelles Wachstum
Innerhalb weniger Jahre ist der Umsatz von 12 auf 35 Mio. € gewachsen. Für den nächsten Wachstumsschritt auf 50 Mio. € und mehr war die bestehende Organisation – aufgebaut wie ein klassischer Manufakturbetrieb – nicht vorbereitet:
  • Keine skalierfähigen Prozesse
  • Führungsstrukturen unzureichend
  • Organigramm und Rollen unklar
  • Aufgabenverteilung nicht mehr steuerbar
Chaos & täglicher Feuerwehreinsatz
Die Produktion war geprägt von Engpässen, fehlendem Material, schlecht balancierten Maschinen‒Auslastungen und ständigen Ad‒hoc‒Problemlösungen:
  • Keine saubere Kapazitätsplanung
  • Liefertermine in Gefahr
  • Keine klare Produktionsplanung und ‒steuerung
  • Ständige operative Hektik
Fehlende Schnittstellen & mangelhafte Kommunikation
Die interne Zusammenarbeit zwischen Sales, Technik, Einkauf und Produktion war nicht abgestimmt. Schnittstellen waren nicht definiert, Informationen gingen verloren:
  • Kommunikationslücken
  • Verantwortlichkeiten unklar
  • Planungs‒ und Ausführungsfehler
  • Nachgelagerte Bereiche (Produktion) „immer schuld“
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Vorgehen in der Zusammenarbeit
Mit der proa-Methode haben wir die Lanco Group GmbH dabei unterstützt, den hohen Auftragsbestand zuverlässig abzuarbeiten, die Organisation strukturell zu stabilisieren und das Fundament für profitables Wachstum zu legen. Entscheidend für Lanco war dabei, schnell spürbare Verbesserungen zu erreichen – und gleichzeitig die Strukturen und Abläufe so aufzustellen, dass die Organisation auch künftig eigenständig Verbesserungen vorantreiben kann.
1
Klarheit schaffen: IST-Analyse & Maßnahmenplan
Gemeinsam haben wir den Finger in die Wunde gelegt: Wo genau hakt es? Was bremst das Wachstum? In strukturierten Workshops haben wir die gesamte Auftragsabwicklung von Lanco unter die Lupe genommen – vom Kundenauftrag bis zur Auslieferung. Schnell wurde klar: fehlende Schnittstellen, zu viel Komplexität, unklare Verantwortlichkeiten.
Damit Veränderung überhaupt möglich wird, braucht es ein klares Zielbild. Gemeinsam mit dem Führungsteam aus Operations, Sales und Technik haben wir genau das entwickelt – konsequent aus Kundensicht gedacht und unabhängig von aktuellen operativen Baustellen.
Klar war aber auch: Veränderung muss für die Organisation umsetzbar bleiben. Deshalb haben wir die nächsten Schritte sauber heruntergebrochen – mit einem realistischen, priorisierten Maßnahmenplan und gezieltem Freispielen von Schlüsselkräften.
Ergebnis: Transparenz über Schwachstellen und Ursachen – aber vor allem ein greifbares Zielbild und absolute Klarheit, welche Schritte jetzt als erstes notwendig sind. Genau diese Orientierung ist entscheidend für eine erfolgreiche Veränderung.
Nächster Schritt: Ärmel hochkrempeln – wir setzen um.
2
Schnell operative Verbesserungen erzielen: Quick Wins
Mit gezielten "Quick Win"‒Maßnahmen haben wir genau dort angesetzt, wo schnelle Wirkung zählt – direkt in der Produktion.
Wir haben die Arbeitsplätze systematisch nach dem 5S‒Prinzip optimiert, Materialflüsse durch Kanban sichtbar gemacht und das Lager neu strukturiert. Keine Sucherei mehr, weniger Materialverschwendung, klar definierte Abläufe – das sorgt für mehr Struktur und Tempo im Alltag.
Gleichzeitig haben wir die Einarbeitung neuer Mitarbeiter vereinfacht: Statt unklarer Anweisungen und ständigem Nachfragen gibt es jetzt standardisierte, digitale Arbeitsanweisungen. Neue Kollegen sind schneller einsatzbereit, Abläufe sitzen, die Fehlerquote sinkt – das Team wird spürbar entlastet.
Ergebnis: Weniger Suchen, weniger Warten, weniger Erklärungsaufwand – mehr Struktur, Übersicht und Geschwindigkeit im Tagesgeschäft.
Nächster Schritt: Den Output der Produktion gezielt steigern – damit verkaufte Aufträge zuverlässig und pünktlich beim Kunden ankommen.
3
Output steigern: Segmentierung & Produktionsplanung
Lanco stand vor einer klaren Herausforderung: Ein hoher Auftrags‒Backlog, der schnell und zuverlässig abgearbeitet werden musste. Das klare Ziel: Den Output der Produktion kurzfristig spürbar steigern. Dazu haben wir gezielt an drei Stellschrauben angesetzt:
1. Segmentierung der Fertigung: Die Produktion wurde in überschaubare Bereiche unterteilt – Komponentenfertigung, Modulfertigung und Finalisierung. So wurden die Strukturen schlanker und die einzelnen Bereiche lassen sich deutlich einfacher beplanen und steuern. Auf dieser Grundlage wurde eine Grobplanung auf Monatsbasis sowie eine Feinplanung auf Wochenbasis eingeführt.
2. Systematischer Aufbau von Maschinen‒ und Personalkapazitäten: Wir haben die vorhandenen Kapazitäten gezielt erweitert, um systematisch Engpässe aufzulösen und den gestiegenen Output abzusichern.
3. Optimierung der Materialbereitstellung: Gekennzeichnete Ladungsträger und definierte Bereitstellungsflächen sorgen dafür, dass Material schneller auffindbar ist und reibungslos an die Arbeitsplätze gelangt.
Ergebnis: Mehr Output, bis zu 50% mehr Kapazität je Bereich, stabilere Abläufe, und bis zu 80% geringere Suchzeiten – die Grundlage, um den Auftragsbestand Schritt für Schritt zuverlässig abzuarbeiten.
Nächster Schritt: Die Planungsprozesse weiterentwickeln und konsequent automatisieren – für den nächsten Schritt hin zur strukturierten, industriellen Fertigung.
4
Komplexität reduzieren: Modulare Produktarchitektur & Konfigurator
Wer Planungsprozesse automatisieren will, braucht die passende Grundlage. Bei Lanco war schnell klar: Das Produktportfolio ist über die Jahre stark gewachsen – um individuelle Kundenanforderungen bestmöglich bedienen zu können. Genau diese Vielfalt haben wir im Projekt gemeinsam mit dem Team von Lanco gezielt strukturiert und beherrschbar gemacht.
Dafür haben wir eine modulare Produkt‒ und Prozessarchitektur aufgebaut, die geringe interne Variantenvielfalt mit hoher Flexibilität für die Kunden verbindet. Herzstück ist eine sogenannte Modularitätsmatrix: Alle Produkte wurden systematisch in klar definierte Baugruppen unterteilt. So lässt sich genau steuern, welche Kombinationen technisch möglich sind – zum Beispiel bei unterschiedlichen Zelthäuten, Fensterformen oder Materialien. Unzulässige Kombinationen werden automatisch ausgeschlossen.
Darauf aufbauend haben wir gemeinsam mit dem Team den Produktkonfigurator mit direkter ERP‒Anbindung weiterentwickelt und so die Grundlage für einfachere Planung, stabile Abläufe und den nächsten Schritt in Richtung Automatisierung gelegt.
Ergebnis: Weniger Abstimmungsaufwand, mehr Steuerbarkeit, automatisierte Prozesse – bei voller Produktvielfalt für die Kunden von Lanco.
Nächster Schritt: Die technische Basis steht. Jetzt geht es darum, auch die Vertriebs‒ und Auftragsprozesse in allen Landesgesellschaften konsequent auf diesen Standard auszurichten – damit Informationen reibungslos fließen und von der Anfrage bis in die Fertigung nahtlos zusammengearbeitet werden kann.
5
Abläufe strukturieren: Klare Prozesse trotz Projektgeschäft
Gerade im Projektgeschäft ist Zuverlässigkeit der Schlüssel – für die Kunden von Lanco genauso wie für die Organisation selbst. Besonders bei Anfragen aus dem öffentlichen Sektor muss nicht nur sauber angeboten werden können – die anschließende Umsetzung muss genauso strukturiert und belastbar ablaufen.
Die Produktqualität stand dabei nie zur Diskussion – Lanco‒Zelte bieten Schutz in Krisensituationen, da gibt es keine Kompromisse. Doch hinter den Kulissen liefen viele Abläufe noch wie in einem gewachsenen Manufakturbetrieb: informelle Abstimmungen, fehlende Standards, wenig Struktur.
Mit zunehmendem Wachstum war klar: Das funktioniert so nicht mehr. Deshalb haben wir gemeinsam mit dem Projektteam von Lanco die gesamte Projektabwicklung neu aufgesetzt. Klare Rollen, saubere Übergaben, standardisierte Abläufe – die Prozesse wurden in einem modernen Projektmanagement‒Tool dokumentiert und durch videobasierte Arbeitsanleitungen ergänzt.
Entscheidend dabei: Es blieb nicht bei Konzepten. Die neuen Strukturen wurden direkt im Tagesgeschäft und in laufenden Kundenprojekten umgesetzt.
Ergebnis: Die Projekte starten strukturiert, die Planbarkeit steigt, die Abläufe werden verlässlich. Das sorgt für die notwendige Sicherheit – intern und für die Kunden, besonders bei komplexen Anfragen im öffentlichen Sektor.
Nächster Schritt: Wie gelingt es, die Organisation so weiterzuentwickeln, dass auch neben dem Tagesgeschäft kontinuierlich an den Strukturen und Prozessen gearbeitet wird?
6
Organisation fit machen: Neues Organigramm & Projektteam
Die Fähigkeit einer Organisation, sich kontinuierlich zu verbessern, entsteht nicht von allein. Sie braucht die notwendigen Kapazitäten, die richtigen Kompetenzen – aber vor allem auch die passenden Strukturen. Nur wenn die Strukturen stimmen, können die Menschen im Unternehmen gezielt Verantwortung übernehmen und Veränderungen konsequent vorantreiben.
Gemeinsam mit dem Team von Lanco haben wir genau daran gearbeitet: Wir haben ein neues Organigramm entwickelt, das klare Verantwortlichkeiten schafft. Die Trennung von Linienaufgaben und Projektverantwortung wurde sauber definiert. Zusätzlich wurden neue Rollen eingeführt – wie Lean Manager oder Projektleiter auf Holding‒Ebene – um gezielt Veränderungsthemen in der Organisation zu verankern.
Ergebnis: Mehr Schlagkraft, bessere Kommunikation, höhere Umsetzungsgeschwindigkeit – die Organisation ist strukturell so aufgestellt, dass sie Wachstum und Veränderung gleichzeitig stemmen kann.
Nächster Schritt: Jetzt geht es darum, die Führungskräfte aktiv in die Verantwortung zu holen – damit kontinuierliche Verbesserung nicht neben dem Tagesgeschäft läuft, sondern integraler Teil der täglichen Führungsarbeit wird.
7
Veränderung verankern: Coaching & Verbesserungskultur
Ein System steht und fällt mit den Menschen, die es tragen. Deshalb haben wir bei Lanco den Fokus bewusst nicht nur auf Strukturen und Prozesse gelegt, sondern gezielt daran gearbeitet, Veränderung in der Organisation spürbar zu verankern.
Kern dabei war, dass die Maßnahmen für jeden Einzelnen im Alltag einen konkreten Mehrwert bringen. Verbesserungen wurden so gestaltet, dass sie direkt spürbare Entlastung im eigenen Verantwortungsbereich gebracht haben – und damit Sinn und Nutzen für alle Beteiligten sofort erlebbar waren.
Das Zielbild haben wir professionell visualisiert und aktiv zur Kommunikation genutzt, um Orientierung zu geben und die Mannschaft mitzunehmen. Die Management‒Workshops wurden dabei nicht nur für inhaltliche Themen eingesetzt, sondern ganz gezielt als Kommunikationsinstrument genutzt, um den Veränderungsprozess transparent zu begleiten.
All diese Elemente haben wir eingebettet in eine enge Synchronisierung mit Team‒Events – bewusst außerhalb des betrieblichen Alltags, um Raum für Reflexion und gemeinsame Ausrichtung zu schaffen.
Ergebnis: Die Veränderung bleibt nicht auf der konzeptionellen Ebene stehen, sondern ist im Alltag spürbar verankert. Eine Verbesserungskultur entsteht, getragen aus der Mannschaft heraus.
Nächster Schritt: Wir begleiten Lanco weiter auf dem Weg, die nächsten Meilensteine strukturiert anzugehen – zum Beispiel die geplante Verdopplung des Umsatzes auf über 100 Millionen Euro.
Das hat sich für Lanco durch die Zusammenarbeit geändert
1
Von Troubleshooting zu Struktur in der Auftragsabwicklung
Statt täglichem Krisenmodus sorgen heute saubere Kapazitätsplanung und strukturierte Produktionsprozesse für planbare Abläufe. Materialengpässe, Maschinen-Leerläufe und Feuerwehreinsätze wurden durch systematische Steuerung ersetzt.
2
Führung entlastet, Organisation neu strukturiert
Rollen und Verantwortlichkeiten wurden klar neu verteilt – gerade im Führungsteam. Dank neuem Organigramm, definierter Schnittstellen und transparenter Prozesse kann das Unternehmen heute schneller entscheiden, besser führen und effizienter wachsen.
3
Liefertermine wieder im Griff – trotz Wachstum
Auch bei +300 % Umsatzsteigerung bleibt Lanco heute lieferfähig. Die Zusammenarbeit mit proa partners hat ermöglicht, Planung und Ausführung so zu synchronisieren, dass auch Großaufträge zuverlässig erfüllt werden können.
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Wachstum braucht Klarheit – wir liefern die Strategie
Wir sorgen für ein durchdachtes Konzept, saubere Struktur und klare Orientierung. Damit Wachstum funktioniert – nicht nur auf dem Papier.
"Unser Wachstum war rasant – aber die Strukturen haben nicht mitgehalten. Produktion, Abläufe, Zusammenarbeit: Wir sind an Grenzen gestoßen. Mit proa haben wir das sauber neu aufgesetzt. Die Mannschaft hat den Überblick – und wir können unser Wachstum planbar weiterführen.“
Nicolas Abé, CEO & Hauptgesellschafter Lanco Group
Vom Konzept in den Alltag - wir setzen mit um
Wir sorgen dafür, dass die Strategie & Struktur auch im Betrieb ankommt. Für stabile Abläufe, spürbare Entlastung und ein Tagesgeschäft, das funktioniert.
"Früher war ständig Hektik. Heute haben wir dank proa partners klare Prozesse, Transparenz – und die Sicherheit, dass wir die Aufträge sauber abwickeln können."
Sorin Stoica, General Manager Lanco Rumänien
Sie möchten ebenfalls solche Ergebnisse erreichen?
Als Geschäftsführer liegt es in Ihrer Verantwortung, die Auftragsabwicklung auf das Niveau Ihrer erstklassigen Produkte zu heben. Wenn Sie mit der heutigen Performance nicht zufrieden sind, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die Weiterentwicklung systematisch anzugehen – statt sich weiter mit unnötigem Firefighting, Terminproblemen und Rückfragen aufzuhalten.
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Lassen Sie uns sprechen, um herauszufinden, ob und wie das Ganze bei Ihnen konkret funktioniert.
Über proa partners
Wir sind überzeugt: Auftragsabwicklung darf kein Selbstzweck sein. Überlegene Auftragsabwicklung muss vom Kunden aus gedacht und so gestaltet sein, dass der Vertrieb mit voller Schlagkraft weitere Aufträge gewinnt, Kundenversprechen verlässlich eingehalten werden und nachhaltiges Wachstum möglich wird.
Stefan Dany & Dr. Jan-Philipp Prote
Was zeichnet uns aus?
Fundiert & Wirksam.
Wir verbinden zwei Welten. Praxis UND Theorie: Unsere Methode vereint die Erfahrungen aus über 50 mittelständischen Projekten mit anwendungsnaher Forschung am WZL der RWTH Aachen. Das heißt für unsere Kunden: Lösungen, die fundiert durchdacht sind – und nachhaltig im betrieblichen Alltag funktionieren.
Wir schaffen Klarheit.
Viele Mittelständler stehen sich selbst im Weg, weil alles miteinander zusammenhängt – und dadurch blockiert. Wir helfen, den „Elefanten in Scheiben zu schneiden“: Komplexe Probleme so zu strukturieren, dass sie Schritt für Schritt lösbar werden.
Wir bringen Dinge ins Laufen.
Was wir entwickeln, bleibt nicht auf dem Flipchart. Kein PowerPoint-Zirkus. Wir krempeln die Ärmel hoch und begleiten die Umsetzung direkt im Alltag – pragmatisch, schnell und mit spürbarem Effekt.
Und nicht zuletzt: Es macht Spaß mit uns.
Eine Zusammenarbeit mit uns ist professionell, partnerschaftlich und motivierend.Unsere Kunden sagen oft: „Mit euch arbeitet man einfach gern.“ Weil wir zupacken, dranbleiben und uns nicht wichtiger nehmen als das Ergebnis.
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