Für Geschäftsführer produzierender Mittelständler vor einem ERP-Wechsel.
Ihr ERP Projekt hat nichts mit IT zu tun
Es ist ein Organisationsprojekt, bei dem Software beteiligt ist.
Die meisten ERP-Projekte scheitern nicht an der Software. Sondern an der Organisation. Wenn Ihnen Ihr ERP Systemhaus erzählt:
- "Sie haben wenig Aufwand."
- "Das geht schnell. 12 Monate Standardmigration in die Cloud."
- "Das neue ERP löst Ihre operativen Probleme."
Dann sollten bei Ihnen die Alarmglocken angehen.
Denn hinter diesen Aussagen stecken
3 fundamentale Denkfehler,
die ERP Projekte regelmäßig ausbremsen.
Die 3 zentralen Denkfehler
...und was stattdessen nötig ist
01
"Sie haben wenig Aufwand"
Viele Systemhäuser argumentieren:
„Wir kennen Ihre Branche, bringen Best Practices mit und implementieren den Standard."
In den Workshops passiert dann regelmäßig Folgendes.
Das Systemhaus fragt: „Wie sollen wir das System konfigurieren?"
Das Unternehmen fragt zurück: „Wie sieht der optimale Prozess für uns aus?"
Genau hier entsteht der blinde Fleck.
Das Systemhaus denkt in Systemlogik. Das Unternehmen denkt in seinen heutigen Abläufen.
Beide reden über Planung — aber über unterschiedliche Realitäten.
Irgendwann läuft dann das System.
Und Ihre Leute arbeiten drum herum.
Genau wie vorher. Nur teurer.
Das ist kein Versagen des Systemhauses.
Es hat geliefert, was bestellt wurde.
Die Frage, die niemand gestellt hat:
Was muss unsere Auftragsabwicklung leisten,
damit sich Kunden in fünf Jahren noch für uns entscheiden?
Was stattdessen nötig ist:
Ein glasklares Zielbild. Bevor das Projekt startet.
Wofür bezahlt uns der Kunde wirklich und was erwartet er in fünf Jahren?
Welche Lieferperformance, Flexibilität und Kosten sind notwendig?
Und welche Strukturen, Prozesse und Schnittstellen braucht es, um genau das zu liefern?
Aus diesen Antworten entsteht der Sollprozess. Nicht aus dem Status Quo. Nicht aus Workshop 8.
Wer diese Fragen überspringt, zementiert die heutigen Probleme in der Cloud.
02
"Das geht schnell."
Viele Systemhäuser argumentieren:
„Wir implementieren den Standard. 12 Monate, dann läuft das System in der Cloud."
Für die technische Einführung kann das realistisch sein.
Was Projektpläne aber fast immer unterschätzen: Der größte Aufwand steckt nicht im System.
Er steckt im Unternehmen.
Denn im Projekt zeigt sich, was jahrelang unter der Oberfläche funktioniert hat.
- Stammdaten, die seit Jahren nicht gepflegt sind: Stücklisten unvollständig, Arbeitspläne uneinheitlich
- Planung auf Basis gewachsener Exceltabellen, die nur Hr. Becker wirklich versteht
- Informationsflüsse, die nur funktionieren, weil Frau Meier und Herr Schmidt zusammen Mittag essen
All das muss plötzlich explizit gemacht werden.
Ein ERP kann nur mit klaren Strukturen und belastbaren Daten arbeiten.
Und jedes dieser Themen dauert für sich schon Monate.
Den Rucksack öffnen Sie so oder so.
Die Frage ist nur: wann.
Was stattdessen nötig ist:
Ehrlich bewerten, was vor dem Projekt aufgeräumt werden muss.
Stücklisten und Arbeitspläne mit einem Konfigurator neu aufsetzen. Abläufe, die heute an Personen hängen, in klare Prozesse übersetzen. Verantwortung an Rollen knüpfen, nicht an Namen.
Das kostet Zeit.
Aber ein gescheiterter ERP-Wechsel kostet im schlimmsten Fall die Zukunft.
03
"Das neue ERP löst Ihre operativen Probleme"
Viele Mittelständler hoffen: Wenn das neue System da ist, laufen die Prozesse endlich sauber.
Aber wenn heute viel am System vorbei gearbeitet wird, liegt das selten an der Technologie.
Es liegt an fehlenden Standards.
Und die Realität sieht so aus:
Der Außendienst verspricht Sonderlösungen, die im System nicht vorgesehen sind.
Der Innendienst passt Preise bei fast jedem Auftrag manuell an.
Der Einkauf organisiert Sonderbeschaffungen.
Die Produktion zieht Aufträge vor. Plant um. Zieht wieder vor.
Die Logistik organisiert Express und Sonderversand.
Was vorne schnell zugesagt wird, erzeugt hinten enormen Aufwand.
Ein neues ERP ändert daran nichts.
Es digitalisiert diese Realität nur.
Und macht sie dadurch sichtbarer und teurer.
Was stattdessen nötig ist:
Standards. Bevor das System kommt.
Welche Varianten darf der Vertrieb zusagen? Welche Preislogik gilt ohne Ausnahme? Welcher Prozess der Auftragsabwicklung ist der einzige?
Ein ERP kann nur das führende System sein, wenn die Organisation bereit ist, ihm zu folgen.
Das bedeutet: Sonderwege abschaffen, die seit Jahren Komplexität erzeugen.
Excel-Nebenwelten schließen.
Und als Führung vorleben, dass der Standard keine Empfehlung ist.
Projektleiter eines ERP-Systemhauses,
Kommentar auf LinkedIn
All diese Punkte laufen auf eine Entscheidung hinaus: Nutzen Sie Ihr ERP Projekt, um die Art, wie Ihr Unternehmen arbeitet, wirklich zu verändern?
Oder übertragen Sie das, was heute nicht funktioniert, einfach in ein neues System?
Die Technik ist nicht das Problem. Die Software ist gut genug.
Die entscheidende Frage ist:
Haben Sie den Mut, vor dem Go‒Live die Organisation aufzuräumen?
Unternehmen, die das tun, bekommen mehr als ein neues System.
Sie bekommen eine Auftragsabwicklung, die "einfach" funktioniert.
Kein Suchen. Keine Rückfragen. Kein Feuerlöschen.
Schneller, verlässlicher und flexibler als das, was der Wettbewerb heute leisten kann.
Systemhäuser können ERP.
Was sie nicht leisten können: Die Strukturen und Abläufe schaffen, damit ein neues System wirklich funktioniert.
Genau das machen wir.
proa partners stellt Ihre Auftragsabwicklung so auf,
dass der Vertrieb belastbare Zusagen machen kann
und die Produktion liefert, was zugesagt wurde.
Vom klar definierten Sollprozess über saubere Produktstrukturen bis zu eindeutigen Zuständigkeiten an jeder Schnittstelle.
Über 50 Projekte im produzierenden Mittelstand.
Methodik aus der anwendungsnahen Forschung am WZL der RWTH Aachen.
Kein PowerPoint-Karaoke.
Sondern Umsetzung.
Stefan Dany & Dr. Jan-Philipp Prote
So arbeiten wir.
Wir schaffen die strukturellen Voraussetzungen. Das Systemhaus setzt um.
1
Ursachen statt Symptome
Sie kennen die meisten Ihrer Probleme.
Aber kennen Sie die Ursachen?
Warum arbeiten Ihre Leute am System vorbei? Warum hängen Schnittstellen an einzelnen Personen?
Wir analysieren Ihre Auftragsabwicklung und legen die strukturellen Ursachen offen.
2
Erst Zielbild. Dann ERP.
Wie muss Ihre Auftragsabwicklung künftig funktionieren, damit das neue ERP seine volle Wirkung entfalten kann?
Wir definieren den Sollprozess, klären Produktstrukturen und schaffen die Grundlage, die kein Systemhaus für Sie festlegt.
3
Umsetzung, bis es steht
Wir liefern keinen Plan und verschwinden.
Wir bleiben, bis Strukturen, Verantwortlichkeiten und Abläufe tragfähig sind.
Gemeinsam mit Ihrem Team. Abgestimmt mit dem Systemhaus.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Fallstudie Lanco Group GmbH
"Was uns überzeugt hat: proa hört wirklich zu. Keine Standardschablone, sondern sie haben sich tief in unsere Abläufe eingearbeitet.
Auch unangenehme Punkte kamen klar auf den Tisch, genau das hat uns weitergebracht. "
Karsten Gutke
Geschäftsführer
WIKUS-Sägenfabrik Wilhelm H. Kullmann GmbH & Co. KG
Bereits über 50 produzierende Mittelständler vertrauen unserer Kompetenz
Häufig gestellte Fragen
Sie haben Fragen? Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen – klar, verständlich und auf den Punkt gebracht.
Wir sind schon mitten im ERP Projekt. Ist der Zug abgefahren?
Nein. Auch wenn das Projekt schon läuft, lassen sich organisatorische Themen parallel kl ären. Wir ersetzen kein Systemhaus, wir bereiten den Boden, auf dem es arbeitet. Je früher die strukturellen Fragen auf den Tisch kommen, desto weniger kosten sie im weiteren Projektverlauf. Besser jetzt als in Workshop 12.
Was genau passiert im ersten Gespräch?
Sie schildern Ihre Situation. Wir stellen gezielte Fragen zu Ihrer Auftragsabwicklung, Ihren Strukturen und Ihrem ERP Vorhaben. Am Ende wissen Sie, wo Ihr größtes Risiko liegt und wo der erste sinnvolle Hebel wäre. Kein Pitch, keine Folien. 30 Minuten.
Wie lange dauert so ein Projekt typischerweise?
Die Analysephase dauert wenige Wochen. Sollprozess und Umsetzung hängen davon ab, wie groß der organisatorische Rucksack ist. Typisch sind 3 bis 9 Monate, bevor das Systemhaus startet oder parallel dazu. Wir geben Ihnen im ersten Gespräch eine realistische Einschätzung.
Meine Leute sind mit dem Tagesgeschäft am Limit. Wie soll das zeitlich noch dazukommen?
Das hören wir in fast jedem ersten Gespräch. Volles Tagesgeschäft, hohe Auslastung, dazu noch ein ERP Projekt. Die Wahrheit ist: Diese Zeit wird nie einfach da sein. Sie muss durch konsequente Priorisierung freigeräumt werden. Unsere Methode ist so aufgebaut, dass Ihre Leute mit minimalem Zeiteinsatz schnell spürbare Fortschritte sehen. Und eine der ersten Maßnahmen: Wir entlasten Ihre Führungskräfte gezielt, damit sie wieder am Unternehmen arbeiten können, nicht nur darin.
Wer sind meine konkreten Ansprechpartner in der Zusammenarbeit?
Sie arbeiten direkt mit uns als Geschäftsführern zusammen.
Keine Junior-Berater, keine Delegation. Erfahrung, Augenhöhe und Verbindlichkeit von Anfang an.
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